Учёт для бизнеса
Как вести учёт финансов в бизнесе: пошаговый план для малого бизнеса
Редакция DDSka4 мин чтения
Многие предприниматели начинают вести учёт финансов, когда деньги уже закончились. Но чем раньше появляется порядок, тем меньше сюрпризов: вы знаете, сколько заработали, куда ушли деньги и хватит ли их на ближайшие платежи. Ниже — понятный план, который подходит и ИП, и небольшому ООО.
Что значит «вести учёт финансов»
Речь о финансовом, или управленческом, учёте: учёте денег и показателей для владельца. Он отвечает на вопросы «сколько у нас денег», «сколько мы заработали», «кто нам должен» и «что будет с деньгами в ближайшие недели». Бухгалтерский и налоговый учёт ведутся по правилам и для отчётности, это отдельная тема, и один не заменяет другой.
Что нужно учитывать
- деньги на расчётных счетах, в кассе, на картах и кошельках;
- доходы и расходы по статьям: за что получили и на что потратили;
- долги: кто должен вам и кому должны вы;
- план платежей: аренда, зарплата, налоги, закупки;
- прибыль по бизнесу и, если нужно, по проектам и направлениям.
Пошаговый план
- 1Определите, на какие вопросы хотите отвечать. Например: сколько зарабатываем, хватит ли денег до конца месяца, какой проект выгоднее. От этого зависит, какие данные собирать.
- 2Соберите все места, где лежат деньги. Расчётные счета, касса, карты, электронные кошельки. Пропущенный счёт сломает всю картину.
- 3Составьте список статей. Достаточно 10–15: выручка, закупки, аренда, зарплата, реклама, налоги и взносы, прочее. Детализировать можно позже.
- 4Выберите способ вести учёт. Таблица подойдёт для старта, сервис — когда операций становится много. Разницу мы разбирали на странице чем заменить Excel.
- 5Внесите остатки и операции за прошлый период. Достаточно одного-двух месяцев, чтобы появилась база для сравнения.
- 6Договоритесь с собой о регулярности. Выписку загружайте раз в неделю, наличные записывайте сразу. Пять минут в неделю лучше, чем вечер раз в квартал.
- 7Смотрите отчёты по расписанию. Платёжный календарь — раз в неделю, ДДС и ОПиУ — раз в месяц.
Какие отчёты нужны и как часто их смотреть
| Отчёт | На какой вопрос отвечает | Как часто |
|---|---|---|
| Платёжный календарь | Хватит ли денег на ближайшие платежи | Раз в неделю |
| ДДС | Куда ушли деньги и откуда пришли | Раз в месяц |
| ОПиУ | Сколько бизнес заработал | Раз в месяц |
| Управленческий баланс | Что есть у компании и что она должна | Раз в квартал |
| Бюджет: план и факт | Укладываемся ли в запланированные расходы | Раз в месяц |
Подробнее о первых двух: как составить ДДС и чем он отличается от ОПиУ.
Типичные ошибки
- смешивать личные и бизнес-деньги. Тогда прибыль посчитать невозможно;
- принимать остаток на счёте за прибыль. На счёте могут лежать авансы и чужие деньги;
- вести учёт «когда будет время». Без регулярности цифры устаревают и учёт бросают;
- слишком мелкие статьи. Сорок статей запутывают, а не помогают;
- не планировать налоги и взносы. Они приходят в известные даты, и деньги на них нужно откладывать заранее.
ИП и ООО: есть ли разница
Для управленческого учёта разницы почти нет: деньги, доходы, расходы и долги ведутся одинаково. Различаются налоги и отчётность, но это отдельная область. У ИП добавляется вопрос, сколько можно вывести себе. Его решают отдельной операцией вывода денег, чтобы она не искажала прибыль.
Как не вести всё вручную
Когда операций становится много, рутину разумно передать сервису. В DDSka выписки загружаются файлом, а статьи проставляют правила, отчёты строятся сами, а календарь предупреждает о кассовом разрыве. Описание сервиса — на странице учёта финансов для малого бизнеса. Первые 7 дней можно пользоваться бесплатно, карта не нужна.